Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Welke boodschap wil je overbrengen en hoe zorg je ervoor dat alles vlekkeloos verloopt? Bij L.A.-DJ’s maken we veel evenementen mee als event manager of leverancier van muzikale acts. Wat zijn de valkuilen waar je voor op moet passen?
1. In de file naar het evenement
Een veel gemaakte fout in de organisatie van bedrijfsevenementen zijn de aanvangstijden. ‘U bent welkom vanaf 18:00 uur voor de feestelijke opening’. Uw gasten komen gestrest aan op de locatie om dit moment niet te missen.
Tip: Denk eens na over een middagprogramma of kies voor een centraal gelegen locatie om het evenement te organiseren. Vergeet ook niet uw gasten te informeren over eventuele wegwerkzaamheden.
2. Ontvangst, opening, welkomstwoord, diner en feest… What’s new?
De meeste bedrijfsevenementen die georganiseerd worden, zijn in de basis allemaal hetzelfde. Maar hoe verras je jouw gasten? Be creative! Denk goed na over de boodschap die je wilt overbrengen en hoe je wellicht je gasten in beweging kunt brengen of enthousiast kan maken over jouw merk of bedrijf.
Tip: Durf iets nieuws te proberen! De spanningsboog van een persoon is doorgaans 12 minuten is, maak het dus vooral niet te lang.
3. Amateuristische presentaties
Helaas zie je het nog vaak genoeg gebeuren: een laptop die op screensaver valt tijdens de presentatie, een microfoon die niet aan staat, te felle verlichting op de spreker of iemand staat weer vol in de lamp van de beamer te presenteren met zijn gezicht naar het scherm. Met de technologie van tegenwoordig is dit echt niet meer nodig. Ga een samenwerking aan met de professionals uit het vak.
Tip: Plan voldoende tijd in om de show of presentatie met de techniek en presentatoren door te lopen van slide tot slide, inclusief microfoon check en verlichting. En huur een stagemanager en regisseur in om het belangrijkste onderdeel van jouw event goed te laten verlopen.
4. Te weinig afzetruimte voor fingerfood, walking dinner of buffet
Bij bovenstaande catering toepassingen gaan we ervan uit dat er staand wordt gegeten. Zorg dan ook voor voldoende statafels of afzetruimte om je bord neer te kunnen zetten of rustig te kunnen eten.
Tip: Vraag aan de cateraar voor kleine hapjes die je bijvoorbeeld alleen met een vork hoeft te eten. Dat maakt het een stuk gemakkelijker!
5. Stap met de juiste cateraar in zee
Tegenwoordig is de regelgeving omtrent het serveren van eten en de bereiding van eten beter gecontroleerd dan vroeger. Maar blijf wel op letten! Heeft de cateraar de benodigde certificaten? Is de ruimte waar gekookt wordt schoon? Is er een dak boven de keuken, bekijk dan ook even wat er op de balken ligt en laat dit van te voren goed schoonmaken. Hygiene is zo belangrijk. En het laatst wat je wilt, is dat u een aantal gasten met voedselvergiftiging het ziekenhuis in stuurt. Daarnaast komt een kundige en nette bediening uw evenement zeker ten goede.
Tip: Vraag aan je cateraar wat de mogelijkheden zijn met live cooking elementen. Het geeft niet alleen een hele leuke toevoeging op je evenment, maar de vers garantie is veel beter te waarborgen.
Foto's gemaakt door Florisheuer.com
6.”Netwerken” met je directe collega’s
Veel evenementen en congressen worden afgesloten met een netwerkborrel. Interessant om in gesprek te gaan met jouw collega’s uit de branche, maar gebeurt dit ook? De ervaring leert dat we uiteindelijk met onze directe collega’s of kennissen nog wat drinken, om vervolgens naar huis te gaan.
Tip: Gebruik handige tools en apps (bijvoorbeeld de Netwerkapp) om het netwerken niet alleen tijdens de borrel te stimuleren, maar breng mensen al eerder op de dag met elkaar in contact. En waarom niet voorafgaand aan het evenement?
7. Onprofessionele vastlegging van je event
De viering van uw zakelijk jubileum wil je uiteraard wel goed vastgelegd hebben. Vraag daarom ook nooit je collega, vriend of verre neef om foto’s te maken. Er zijn voldoende, ook betaalbare, professionele fotografen die gespecialiseerd zijn in het vastleggen van mensen en events.
Tip: Vraag altijd welke kleding de fotograaf aantrekt. Het kan natuurlijk niet dat jouw fotograaf in korte broek tussen de feestgasten loopt als iedereen een pak draagt.
8. Teveel hooi op je vork nemen
Een evenement organiseren is leuk, maar kost veel tijd als je geen kennis hebt van techniek, stroom, entertainment, catering of alles wat er bij de organisatie van een evenement komt kijken. Laat u daarom niet verleiden om zelfstandig een groot feest te organiseren. U nodigt immers toch uw klanten- en zakenrelaties uit en u wilt er zeker van zijn dat alles goed verloopt.
Tip: Vraag om een introductiegesprek met een eventmanager of producent evenementen om kennis te maken en samen een plan op te stellen voor de uitwerking van het event. Denk daarbij al vooraf na over het budget dat er beschikbaar is voor het event. Alles is mogelijk, maar het moet wel binnen het gestelde budget passen.
Eventmanager Erik
